Hackathon organiseren? 15 tips voor succes

Hackathon organiseren? Een goede methode om de creatieve ideeën van een grote groep aan te boren voor een uitdaging. Maar het organiseren van een hackathon is best een uitdaging. Wanneer zet je een hackathon in? Waar houd je rekening mee in de voorbereiding? En hoe zorg ervoor je dat iedereen terug kijkt op een geslaagd event? In dit artikel lees je 15 tips om van jouw hackathon een onvergetelijk event te maken.

Wat is een hackathon?

Laten we beginnen met een definitie van de hackathon. Dit is wat wikipedia zegt: “een hackathon is een (online)evenement waarin teams in korte tijd oplossingen bedenken voor één centraal probleem.

Het woord ‘hackathon’ is een samenvoeging van de woorden ‘hack’ en ‘marathon’. Oorspronkelijk werden hackathons vooral gebruikt om in een korte tijd functionerende software of hardware te creëren. Inmiddels organiseren bedrijven hackathons voor uiteenlopende complexe vraagstukken.

Het gaat dus om een kort evenement, meestal van 1 of 2 dagen. Een hackathon is bewust van korte duur. Want schaarste in tijd dwingt de teams om snel keuzes te maken. Door niet te lang stil te staan bij oplossingen is de kans groter dat er echt creatieve doorbraken ontstaan.

Tijdens een hackathon werken multidisciplinaire teams gemaakt van mensen die verstand hebben van het onderwerp. Dit kunnen teams zijn vanuit de organisatie zelf (interne hackathon). De variatie van de teams vind je dan door verschillende afdelingen te vertegenwoordigen in elk team.

Maar je kunt ook teams samenstellen met deelnemers van binnen- en buiten de organisatie. Zo breng je nog meer kennis samen om het probleem op te lossen. Bovendien leidt het toevoegen van externen, met name als zij niet in dezelfde industrie werken, vaak tot frisse ideeën. Zij zijn niet besmet met de blinde vlekken van de industrie.

Hackathon voorbeeld uit eigen box

Heembouw is een familiebedrijf die plekken creëert waar mensen willen zijn. Samen met collega’s en leveranciers ontwikkelt Heembouw woon- en werkomgevingen waar klanten zich thuis voelen. Heembouw zet jaarlijks hackathons in om over de silo’s van de bedrijfsonderdelen heen complexe uitdagingen op te lossen. Check hier de aftermovie van een van de hackathons die wij voor Heembouw faciliteren:

Welke uitdaging is geschikt voor een hackathon?

De uitdaging van een hackathon is meestal een complex of zogenaamd wicked problem. Deze problemen zijn niet zo maar even op te lossen. Kenmerken van een ‘wicked problem’ zijn volgens Rittel & Webber (1973):

• Het probleem kan nooit in 1 keer opgelost worden
• Het probleem is uniek
• Het probleem is niet helder geformuleerd
• Het probleem heeft meerdere oorzaken (multicausaal)
• Het probleem raakt meerdere stakeholders met conflicterende agenda’s
• Het probleem schuurt langs organisatiegrenzen en disciplines
• Een oplossing vertakt zich door het hele systeem
• Een oplossing is niet goed of fout maar beter of minder dan de huidige situatie
• Het kan lang duren om de oplossing te evalueren

Voorbeelden van wicked problems zijn:

• Hoe kunnen we de werkloosheid bestrijden?
• Hoe kunnen we klimaatneutraler bouwen?
• Hoe kunnen we de samenwerking tijdens corona verbeteren?
• Hoe kunnen we de creativiteit van onze medewerkers verhogen?
• Welk nieuw product moeten we ontwikkelen voor de klanten van morgen?
• Met welke nieuwe technologieën kunnen we ons onderscheidend vermogen vergroten?

Je voelt het waarschijnlijk al. Bij dit soort vragen weet je het antwoord niet meteen. In dat geval is een hackathon een waardevol middel om tot verrassende oplossingen te komen.

Wanneer zet je een hackathon in?

Managers organiseren een hackathon dus om complexe problemen op te lossen. Het liefst zo snel mogelijk terwijl ze de kennis en ervaring van een grote diverse groep benutten.

Wat zijn de voordelen van een hackathon?

Het organiseren van een hackathon kan je de volgende vijf voordelen opleveren:

1. Je genereert innovatieve oplossingen
Met een hackathon is de kans groot dat je écht creatieve oplossingen bedenkt. Je maakt namelijk gebruik van een grote groep experts. En deze laat in je klein teams samenwerken. Of het nu een interne of externe deelnemer is of iemand van finance of van ict, de veelheid aan perspectieven leidt tot creatievere ideeën dan wanneer je met je eigen een team een brainstorm sessie zou organiseren.

2. Je geeft de samenwerking een boost
Het organiseren van een hackathon verbetert de samenwerking. Stel je voor dat je een hackathon organiseert met je eigen medewerkers. Je nodigt collega’s van verschillende afdelingen uit. Tijdens de hackathon werken deelnemers met collega’s die ze normaal gesproken niet zo vaak spreken. Dit stimuleert de samenwerking.

Ik zie regelmatig dat collega’s die samen in een hackathon team hebben gezeten elkaar ook na de hackathon beter weten te vinden. De afdelingsgrenzen zijn vervaagd. Maar ook als je een hackathon organiseert met experts buiten de organisatie vergroot je de samenwerking. Deelnemers ontwikkelen in korte tijd een relatie die ook in stand kan blijven na de hackathon.

3. Je kunt nieuwe collega’s werven
Sommige managers zetten de hackathon in als recruitment middel. Schaars talent, bijvoorbeed ict-ontwikkelaars, worden uitgenodigd mee te ‘hacken’ in een informele sfeer. Tijdens de hackathon maken ze kennis met jouw organisatie en kunnen ze geinteresseerd raken (of verleid worden). 

4. Je creëert draagvlak voor verandering
Tijdens een hackathon bedenken de deelnemers veel innovatieve ideeën voor een complex en vaak strategisch probleem. Sommige teams bedenken een oplossing die gekozen wordt om te testen in een pilot. Het is niet langer ‘de top heeft het bedacht’ maar de deelnemers die onderdeel waren van de hackathon. Dus is het gemakkelijker om de oplossing te accepteren, zelfs als het invloed heeft op je eigen werk.

5. Je ontwikkelt een innovators’ mindset
Het hackathon programma bestaat vaak uit een serie van workshops waarin je leert hoe je de uitdaging onderzoekt, verschillende brainstormtechnieken toepast om oplossingen te genereren, hoe je een idee kunt presenteren (pitchen) en hoe je simpele modellen, of prototypen, van je oplossingen maakt. Vaak is dit niet het dagelijks werk van de hackathon deelnemers. Dat betekent dat deelnemers via de verschillende workshops een innovators’ mindset aanleren.

Check ook deze video met 3 redenen om een hackathon te organiseren. En wanneer niet. 

De 7 rollen in een hackathon

De 7 rollen in een hackathon

De volgende 7 rollen zijn nodig voor het succesvol organiseren van een hackathon.

Sponsor: degene met het belang bij de oplossing. Vaak iemand uit de directie.
Opdrachtgever: degene die de opdracht geeft voor de hackathon. Vaak een afdelingsmanager.
Lead facilitator: degene die de hackathon ontwerpt en begeleidt (faciliteert).
Co-facilitator: degene die samen met de lead facilitator de hackathon teams begeleid.
Deelnemer: kennishouder die in een team zit en meedoet.
Jurylid: het team dat de gepresenteerde oplossingen beoordeelt en de beste kiest. De sponsor en de opdrachtgever maken hier vaak onderdeel van uit.
Moderator: degene die online de chat beheert, break out rooms toewijst en eerste vraagbaak voor de deelnemers is, wanneer ze technische problemen ervaren.

Hackathon organiseren, het proces de tips

Het hackathon proces kun je indelen in vijf fasen: scope, ontwerp, voorbereiding, de hackathon zelf en de resultaten.

Scoping fase 

Tijdens de scopefase bepaal je wat er nodig is om van de hackathon een succes te maken. De belangrijkste activiteiten zijn: de uitdaging vaststellen, het doel bepalen, het budget bepalen, de opties voor de locatie bespreken, de duur van de hackathon bepalen, de datum vaststellen en de belangrijkste stakeholders inventariseren. 

Tips voor de scoping fase van de hackathon: 

Tip 1: stel je primaire doel vast
Zoals eerder geschreven kan een hackathon verschillende voordelen opleveren. Het is daarom belangrijk vast te stellen wat je doel is. Stel de hackathon is meer een event gericht op inspiratie en het verbeteren van de samenwerking. Dan kun je hier met je agenda rekening mee houden. Je nodigt dan bijvoorbeeld meer sprekers uit en je laat de teams minder intensief begeleiden door de facilitators. Is het bedenken van een creatieve doorbraak écht belangrijk? Laat de teams dan intensief begeleiden. Goede facilitators sturen op diepgang en resultaat.

Tip 2: formuleer de uitdaging concreet
Je wilt dat de hackathon teams echt creatieve oplossingen bedenken die je in je eentje niet  kunt bedenken. De manier waarop je de uitdaging formuleert is dan cruciaal. Wees zo concreet mogelijk. Dus niet: “We willen beter samenwerken.” Maar: “Hoe kunnen we gebruik maken van moderne technologieën om beter samen te werken?”

Tip 3: de locatie
Een goede locatie bepaalt de sfeer, en de sfeer bepaalt hoe mensen zich voelen. Stop je de teams in een saaievergaderzaal, dan kun je erop rekenen dat ze zich minder creatief en geinspireerd zullen voelen. Kies dus een ruimte met veel licht, bewegingsruimte, hoge plafonds en muren waar je posters op mag plakken. Die stimuleren de creativiteit.

In het boek THRIVE stelt Mark Smutny het belang van de ruimte prachtig in één zin:

Ontwerpfase 

Tijdens de ontwerpfase van de hackathon bedenkt de facilitator de structuur van de hackathon en stelt de agenda op. De belangrijkste activiteiten tijdens de ontwerpfase zijn: het ontwerpen van de agenda, het schrijven van een gedetailleerd draaiboek, de uitnodigingen versturen, de indeling van de teams bepalen, ontwerpcriteria vaststellen en de rollen kiezen die nodig zijn om het doel te bereiken.

Tips voor de ontwerpfase:

Tip 4: stel multidisciplinaire teams samen
Een multidisciplinair team is een must. Unieke oplossingen ontstaan wanneer innovatieve ideeën van de marketeer samenvloeien met die van de ict-ontwikkelaar. En deze worden verrijkt door de financial controller. Nodig ook klanten of gebruikers uit. Met een klant in elk team krijg je snel feedback en kun je je oplossing aanpassen. Nog voor de jury kan beslissen. En hoe sterk staat het als je kunt presenteren: en 1 klant is al fan.

Tip 5: gebruik ervaren facilitators
Ervaren facilitators hebben een enorme impact op het succes van je hackathon. Een ervaren facilitator is een onbevooroordeelde leider die deelnemers helpt met de het creëren van innovatieve oplossingen. Goede facilitators voelen aan wanneeer een team vast komt te zitten.

Ik zie regelmatig dat tijdens een hackathon team 1 persoon dominant is en zijn/haar idee er doorheen wil drukken. De rest van het team vliegt dan in de weerstand. Als facilitator krijg ik dan met de juiste vragen inzicht waar het team vastloopt en geef ze de tools en werkvormen om hier zelf uit te komen. Daarnaast kan de facilitator met levendige voorbeelden uit eigen praktijk de deelnemers inspireren.

Een mooie quote van Esther Cameron, schrijfster van het boek Facilitation Made Easy, over de rol van de facilitator:

Tip 6: kies maximaal 3 ontwerpcriteria

Ontwerpcriteria zijn de normen waaraan de oplossingen van jouw hackathon moeten voldoen. Je geeft helderheid aan de teams, de facilitator en de jury (zij moeten het beste idee kiezen) als je deze criteria expliciet maakt. Kies er maximaal 3 voor een hackathon anders wordt het te complex voor de teams. En dat werkt verstikkend voor de creativiteit.

Voorbeeld ontwerpcriteria
Hier een voorbeeld van een set van drie ontwerpcriteria. Een goede oplossingen van deze hackathon is…

1. nog niet eerder bedacht (laat zien dat je naar creatieve ideeën zoekt)
2. maakt gebruik van big data technologie en (laat zien dat de hackathon op zoek is naar de ideeën om een big data technologie toe te passen)
3. een duidelijke oplossing zijn voor het probleem. (houd de teams gefocust op het probleem in plaats van de oplossing)

Bonus tip! vraag de jury om de ontwerpcriteria als leidraad voor hun juryoordeel te gebruiken. Als de jury elke presentatie beoordeelt langs dezelfde criteria wordt de besluitvorming objectiever en eerlijker.

In onderstaande video legt facilitator Nina je uit welke ontwerpfouten je kan vermijden bij het maken van een ontwerp voor een hackathon.

Voorbereidingsfase

Tijdens de voorbereidingsfase nodig je de deelnemers uit en bezoek je de locatie voor een test. In het geval van een online hackathon regel je de toegang tot de digitale whiteboards zoals Mural en test je of bijvoorbeeld de mogelijkheden tot een digitale break out sessie in Zoom werkt. De belangrijkste activiteiten tijdens de voorbereidingsfase zijn: het versturen van de uitnodiging, het briefen van de jury, registreren van de definitieve aanmeldingen, testen van de hackathon ruimte, het materiaal bestellen en de checklist doornemen met de facilitator.

 

Voorbeeld van een Mural voor een online hackathon die wij ontwierpen voor een grote gemeente.

Tips tijdens de voorbereidingsfase van de hackathon:

Tip 7: skip het testen niet
Een hackathon is een belangrijk event. Er zijn veel mensen betrokken en het belang van de uitkomsten is vaak groot. Je wilt dat het zo soepel mogelijk verloopt. Plan daarom een test of dry run in met de lead facilitator en co-facilitators. Tijdens deze test check je of het licht, geluid, techniek en de ruimte werkt. Zoals eerder gezegd kan ‘de ruimte’ ook digitaal zijn. Ik merk dat deze test cruciaal is voor een soepel verloop van de hackathon want alles komt bij elkaar.

Tip 8: communiceer regelmatig en duidelijk
Voor deelnemers van een hackathon kan het best spannend zijn om mee te doen. Communiceer in aanloop naar de hackathon regelmatig met ze. Stuur ze eerst een bevestiging van deelname, daarna de agenda en vlak voor de dag van de hackathon een reminder met laatste tips. Je hoeft de deelnemers geen uitgebreid draaiboek te sturen. Dan kan de voorpret alvast beginnen.

Tip 9: neem de hackathon checklist door met facilitator
Zoals je ziet is het organiseren van een hackathon best complex. Je kunt dus gemakkelijk een belangrijk detail vergeten in alle ophef over deelnemers, afzeggingen en andere partijen die hun diensten leveren zoals bijvoorbeeld een cateraar. Neem daarom een checklist door met de lead facilitator. Zo weet je dat je er alles aan hebt gedaan om er een succes van te maken.

Download de ultieme online hackathon checklist

Zelf een online hackathon organiseren? Download dan deze online hackathon checklist en ga in 24 stappen naar een geslaagd event!

De dag van de hackathon

Op de dag van de hackathon moet alles samenkomen. Je wilt dat er creatieve oplossingen worden bedacht en dat de deelnemers een plezierige dag hebben. De belangrijkste activiteiten voor de dag van de hackathon zijn: het verwelkomen van de deelnemers, het introduceren van de uitdaging door de sponsor, het doorlopen van de verschillende workshops, het bedenken van de oplossingen, het presenteren van de oplossingen en het kiezen van de beste oplossing door de jury.

Tips voor op de dag van de hackathon:

Tip 10: de sponsor start en sluit af, maar hou het kort
Mensen zijn gemotiveerd om nieuwe ideeën bij te dragen als ze het idee hebben dat het onderwerp belangrijk is. Laatde sponsor de hackathon openen en afsluiten. Bij opening geeft hij aan waarom het zo belangrijk is om een oplossing te vinden voor het probleem. Bij de afsluiting kiest hij/zij vaak (soms met een jury) de winnende oplossing. Zorg ervoor dat de sponsor maximaal 5 minuten gebruikt voor zijn presentaties. De hackathon gaat om het faciliteren van de teams, niet om de directeur een podium te geven om zijn lange termijn visie uitgebreid uit de doeken te doen.

Tip 11: neem genoeg pauze
Tijdens een hackathon zitten de deelnemers in een snelkookpan. Dit is leuk en spannend, maar vraagt ook veel denkwerk en energie. Zorg voor voldoende pauzes zodat deelnemers weer op ‘adem’ kunnen komen. Wij hanteren 45 minuten als maximale concentratiespanne. Dus onze opdrachten en programmaonderdelen zijn niet langer. Of we knippen ze op.

Tip 12: leg de inzichten op een centrale plek vast
Als het goed is geniet iedereen tijdens de hackathon van de presentaties, workshops en de eigen bedachte oplossingen. Er worden enorm veel post-its geplakt, ook online. Maar aan het einde van de dag presenteren de teams alleen hun allerbeste idee. Zorg ervoor dat je alle andere ideeënen inzichten centraal bewaart. Bij een fysieke hackathon doe je dat op een centrale muur. Online kun je hiervoor een deel van het whiteboard gebruiken.

Fotografeer na de hackathon deze inspirerende muur en verwerk de ideeën in het eindrapport. Wij vinden hier vaak nog pareltjes van ideeën, gestorven tijdens de teamdiscussie.

De Resultaatfase 

Tijdens de resultaatfase leg je de resultaten van de hackathon vast en bespreek je deze samen met de lead facilitator. Het vastleggen van de inzichten en conclusies gebeurt vaak door de facilitators, en ik raad dit ook aan. De facilitators zijn namelijk direct in contact geweest met de groepen en weet dus het meest van de context en de discussies van de groep.

De belangrijkste activiteiten tijdens de resultaatfase van de hackathon zijn: het schrijven van het rapport met daarin de inzichten en oplossingen, de eigen waarnemingen van de facilitator, het advies van de facilitator en de afgesproken acties. Vaak schrijft de facilitator ook zijn adviezen op voor het vervolg.

Tips voor tijdens de resultaatfase van de hackathon:

Tip 13: snel communiceren
Een hackathon levert een inspirerende ervaring op voor de deelnemers en de organisatie. Zorg ervoor dat je snel na de hackathon een bericht plaatst op het intranet. Zo neem je de rest van de organisatie mee en houd je de energie van de hackathon vast. Plaats ook een bericht op social media zoals Linkedin. Deelnemers vinden dit leuk en delen dit weer met hun netwerk. Zo versterk je ook je merk.

Tip 14: plan een follow up
Het grootste risico van een hackathon is dat er niets gebeurt met de creatieve ideeën. Voorkom dit door altijd een follow up te plannen met het winnende team. Tijdens deze follow-up bespreek je hoe je prototypes kunt maken van de innovatieve oplossing. En deze kunt testen in de markt om de levensvatbaarheid te bepalen.

Tip 15: schrijf geen lange rapporten
Je kunt jezelf helemaal verliezen in een hackathon rapport. Maar vergeet niet het doel van het rapport. Je wilt alleen dat vastleggen dat je nodig hebt om door te kunnen. Deze onderwerpen zijn tenminste nodig in het eindrapport: het probleem, de stakeholders, de ontwerpcriteria, de belangrijkste inzichten per team, de beste oplossing per team, eigen reflectie van de facilitator, advies en vervolgstappen.

Hulp nodig bij het organiseren van jouw (online) hackathon?

Een hackathon is meer dan even een brainstorm of ideation sessie. Het event brengt je unieke oplossingen, draagvlak en functioneert ook als een aantrekkelijk uithangbord voor je organisatie. Dit is aantrekkelijk voor de interne samenwerking en de werving van toekomstige medewerkers. Redenen genoeg om jouw hackathon serieus aan te pakken.

We helpen je graag met het organiseren van een hackathon. Plan een gratis hackathon consult. Zo helpen we jou innovatie de baas te worden.

Tot Friday!

Jip werkt als projectmanager en business innovator bij Friday out of the Box. Hier ondersteunt zij de consultants met de planning, creatieve conceptontwikkeling, klantonderzoek en het visualiseren van innovatieve oplossingen in (digitale) prototypes. Jip heeft een passie voor ontwerp.