“Uhm goedemorgen, welkom allemaal. Fijn dat jullie er allemaal zijn. Ik hoop dat jullie allemaal een goed weekend hebben gehad. Vandaag gaan we aan de slag met het probleem dat medewerkers te weinig bewegen op kantoor. En dat is echt een probleem, want uit onderzoek blijkt dat de combinatie van weinig bewegen en veel zitten de kans op hart en vaatziekten verhoogt. Dus ja, dat is wel echt een serieus probleem.
Wat ik een supergoed idee vind is een regel dat je geen koffie of thee mag halen voor je collega’s of het gebruik van de liften verbieden. Want het is wel heel makkelijk om de lift te nemen, terwijl traplopen zo goed voor je is. Misschien kunnen jullie iets met mijn ideeën.
Pak daarnaast ook zelf genoeg koffie en thee tussendoor. Of misschien zo’n lekkere appelkoek die ik voor jullie klaar heb gelegd. Het is belangrijk dat we aan het einde van de workshop echt goede ideeën hebben die we voorleggen aan het managementteam. Dus het is wel handig om iets te bedenken wat direct geïmplementeerd kan worden zoals de regel dat je geen koffie en thee mag halen voor je collega’s.
Oké, de eerste opdracht is dat jullie alle ideeën opschrijven die je nu kan bedenken als oplossing voor dit probleem.”
Misschien voelde je het al tijdens het lezen, dit is geen lekkere introductie. Veel facilitators onderschatten de waarde van hun introductie als facilitator. En eerlijk is eerlijk, tijdens het faciliteren van mijn eerste innovatieworkshops was mijn introductie verre van perfect. Maar na het lezen van deze blog weet je hoe jouw introductie als facilitator meer creativiteit uit teams haalt.
Wat is een innovatieworkshop?
Een innovatieworkshop is een creatieve sessie waarin je met een team ideeën bedenkt om complexe problemen op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan ideeën voor nieuwe producten, diensten of processen. Het doel van een innovatieworkshop is om creativiteit en innovatie te stimuleren door het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden en vaardigheden.
Een facilitator voor een creatief resultaat
Een effectieve innovatieworkshop ontstaat niet vanzelf. Een getrainde facilitator is de belangrijkste factor voor het verbeteren van creatieve teamprestaties (Hatcher, 2018). Als getrainde facilitator ontwerp je een slimme agenda, een gedetailleerd draaiboek en creatieve tools die deelnemers meteen snappen en hen helpt tijdens het creatieve proces.
De facilitator begeleidt ook het groepsproces. Je zorgt ervoor dat iedereen actief deelneemt, ideeën durft te delen en het creativiteitsgehalte van de ideeën door het dak schiet. Een goede facilitator maakt het verschil tussen een workshop met voordehandliggende ideeën en één met out-of-the-box ideeën. En de juiste begeleiding van een facilitator begint al bij de introductie.
Drie ingrediënten voor een ijzersterke introductie
Een ijzersterke introductie als facilitator bevat veiligheid, expertise en rolhelderheid. Als je kijkt naar de introductie aan het begin van deze blog, dan zijn er drie dingen die beter kunnen.
#1 Creëer een safe space
Als je een veilige omgeving creëert dan durven deelnemers hun ideeën gemakkelijker te delen. Facilitators creëren een veilige omgeving door zelf strak in hun procesrol te blijven zitten. In de voorbeeld introductie zegt de facilitator: “Wat ik een supergoed idee vind is een regel dat je geen koffie of thee mag halen voor je collega’s of het gebruik van de liften verbieden.”
De facilitator schept zo op twee manieren onveiligheid:
- Door zelf twee inhoudelijke ideeën aan te dragen: geen koffie halen voor je collega’s en het gebruik van liften verbieden.
- Door aan te geven dat dit ‘supergoede’ ideeën zijn, zegt de facilitator impliciet dat er dus ook slechte ideeën bestaan.
Het effect op deelnemers kan zijn dat ze hun ideeën niet meer durven delen, omdat ze hun ideeën vergelijken met die van de facilitator. Ze kunnen bang zijn voor oordeel.
#2 Wees de expert
Als deelnemers jou als expert zien, vergroot je de productiviteit van je innovatieworkshop. Deelnemers starten namelijk sneller met jouw opdrachten als ze je vertrouwen. Leg tijdens jouw introductie dus uit waarom jij voldoende ervaren bent om de workshop te faciliteren.
Toen ik een design thinking workshop faciliteerde voor een directie van een groot bouwbedrijf vertelde ik mijn introductie het volgende: “Deze opdrachten zullen misschien oncomfortabel voelen, maar dat is helemaal oké. Ik ga jullie begeleiden om écht kennis te maken met design thinking.”
Toen ze tijdens de workshop een visualisatieoefening kregen, zei iemand: “Pfff… ik kan echt niet tekenen.” Omdat ik bij mijn intro al had gezegd dat de opdrachten oncomfortabel konden voelen – en dat gebeurde nu – zei ik:
“Jullie tekeningen hoeven niet perfect te zijn. Tekenen zorgt ervoor dat je jouw gedachten concreter maakt omdat je ze communiceert in beeld. Op deze manier kan je het idee makkelijker communiceren met anderen.”
De deelnemers pakten hun stiften weer op en langzaamaan zag ik kleine tekeningen op het papier verschijnen. Door mijn expertise kreeg ik ze weer in beweging.
#3 Maak de rolverdeling helder
Als je bij de introductie meteen helder maakt dat jij als facilitator van het proces bent en het team van de inhoud, dan voorkom je vertraging door onnodige vragen of weerstand. In de ‘foute introductie’ staat: “Pak daarnaast ook zelf genoeg koffie en thee tussendoor. Of misschien zo’n lekkere appelkoek die ik voor jullie klaar heb gelegd.”
Het is natuurlijk fijn dat je deelnemers op hun gemak wilt stellen met deze opmerking. Maar zorg er ook voor dat je uitlegt wat ze van jou kunnen verwachten als facilitator.
Je kunt het scheppen van de juiste verwachtingen nog sterker maken door expliciet akkoord te vragen op jouw rol als facilitator. Een simpele checkvraag aan het einde van je introductie zoals “Is dat oké voor jullie?” helpt als je later moet ingrijpen wanneer de groep niet beweegt.
Je kunt dan verwijzen naar je intro: “Weten jullie nog, het was voor jullie oké als ik een interventie zou plegen?” Iedereen herinnert het zich weer, en staan open voor jouw volgende opdracht.
Hoe het eigenlijk heurt
Hieronder lees je hoe ik in 1 minuut een safe space creëer, mijn expertise uitleg zonder onnodig te pochen, heldere verwachtingen schep en deelnemers op deze manier meteen in de creëermodus zet.
“Goedemorgen, welkom allemaal. Mijn naam is Nina en ik ben jullie facilitator van deze innovatieworkshop. Jullie willen aan de slag met de volgende uitdaging: Hoe kunnen we alle medewerkers 2x zoveel laten bewegen op kantoor? Ik heb me ingelezen, drie collega’s geïnterviewd en een programma ontworpen waarmee jullie creativiteit aangewakkerd wordt. Let op! Vandaag gaan jullie over de inhoud, ik bewaak het proces. Dat betekent dat ik interventies zal plegen, bijvoorbeeld wanneer ik merk dat we het doel niet lijken te halen. Is dat oké voor jullie? Fijn, dan zou ik zeggen: laten we naar de eerste opdracht gaan.”
Nu ben jij aan de beurt
Je weet dat het belangrijk is om jezelf sterk te introduceren als facilitator van teamcreativiteit. Want hierdoor krijg je deelnemers sneller aan de slag en creëer je de ruimte voor slimme interventies als het team even niet zo lekker gaat tijdens de workshop.
Nu ben jij aan de beurt. Pak een leeg A4-tje en je favoriete pen en schrijf je eigen introductie als facilitator van teamcreativiteit. Verwerk de 3 belangrijkste ingrediënten veiligheid, expertise en rolhelderheid in jouw introductie. Lees de tekst hardop voor en schrap alle ‘lege woorden’. Tadaa, je bent weer een stap dichterbij een zeer geslaagde innovatieworkshop.
Wil je naast een sterke introductie ook gewoon een betere, gecertificeerde, facilitator worden van teamcreativiteit?
Bekijk onze incompany training innovatieworkshops faciliteren fundamentals. In deze 2-daagse training leer je met ons unieke model voor het faciliteren van teamcreativiteit hoe je professionele innovatieworkshops ontwerpt en faciliteert.
Tot Friday!
Nina Hogeveen is innovatieprojectmanager bij Friday out of the Box. Na haar studie Business Innovation heeft zij eerst als pionier in de Agri & Food sector gewerkt. Nu zet ze haar talent breder in en helpt ze innovatieconsultants met haar creatieve blik, faciliteerskills en inspirerende content. Nina kan daarnaast heerlijk hockeyen.