De leiders van vandaag hebben geen volgers, ze hebben creatieve teams. Deze teams hebben geen baas nodig, maar een facilitator die ze samenbrengt, doelen verduidelijkt, helpt prioriteiten te stellen, het proces bewaakt en de creativiteit van de groep aanjaagt. Faciliteren is nog nooit zo belangrijk geweest. Maar wat doet een facilitator nou precies? En hoe weet je wanneer je een externe facilitator nodig hebt? In dit artikel zetten we op een rij wat faciliteren inhoudt en over welke vaardigheden een professionele facilitator beschikt.
Wat is de belangrijkste verantwoordelijkheid van een facilitator?
De belangrijkste verantwoordelijkheid van een facilitator is om een omgeving te creëren waarin iedere deelnemer kan floreren. Zelf noemen we dat een “faalveilige” omgeving. Wanneer individuen mogen falen, komt de groep makkelijker tot goede beslissingen, slimme oplossingen of heldere conclusies. De magie van een goede facilitator zit hem in het laten stromen van de collectieve energie. Als deelnemer heb je geen idee waar het aan ligt, maar het lijkt wel alsof iedereen intelligenter, creatiever en leuker is dan normaal.
Waar moet een facilitator aan voldoen?
Om effectief te faciliteren, moet je objectief zijn. Dat betekent niet dat de facilitator altijd van buiten de organisatie of het team moet komen. Het betekent wél dat de facilitator een neutraal standpunt inneemt. Een facilitator doet een stap terug van de inhoud en persoonlijke opvattingen, en concentreert zich puur op het groepsproces. Probeer geen mening te vormen over de ideeën van de deelnemers. Opmerkingen als “Dat werkt toch helemaal niet” of “Wat een goed idee” zorgen ervoor dat je jouw objectiviteit als facilitator verliest.
Welke taken heeft een facilitator?
Als facilitator moet je allereerst het gewenste resultaat van de groep begrijpen, en de achtergrond en context van de bijeenkomst kennen. Daarvoor moet je tijdens de briefing de juiste vragen weten te stellen. Bijvoorbeeld: “Waarom willen een creatieve sessie organiseren?”, of “Waar moet het eindresultaat aan voldoen?”. En dan gaat de facilitator aan de slag met de volgende drie stappen:
1. Ontwerpen: de facilitator ontwerpt een programma en selecteert de tools die de groep helpen om het gewenste resultaat te bereiken.
2. Managen: de facilitator begeleidt het groepsproces op een manier dat:
-
- Iedereen actief deelneemt
- Deelnemers wederzijds begrip tonen
- Ieders bijdrage wordt gehoord en meegenomen in de ideeën, oplossingen of beslissingen
- Deelnemers gedeelde verantwoordelijkheid voor het resultaat nemen.
3. Opvolgen: de facilitator zorgt ervoor dat uitkomsten, acties en vragen op de juiste manier worden vastgelegd en opgevolgd.
In onze opleiding tot facilitator leer je o.a. een agenda en draaiboek ontwerpen voor creatieve innovatieworkshops en kan je verschillende creatieve technieken met vertrouwen toepassen.
Foto: Fieke Sluijs faciliteert een prototyping-sessie tijdens een Design Sprint.
Wat is het verschil tussen een trainer en een facilitator?
Trainen en faciliteren zijn twee verschillende expertises. Een trainer is vaak een inhoudsdeskundige, terwijl een facilitator een procesdeskundige is. Een trainer geeft een presentatie, laat deelnemers vaardigheden oefenen en corrigeert hun fouten. Een facilitator leidt discussies en helpt deelnemers te leren van hun eigen – en elkaars – ervaringen.
Welke skills heeft een facilitator?
Er zijn verschillende vaardigheden nodig om een goede facilitator te zijn. De basisvaardigheden zijn de principes van projectmanagement: een goede tijdsindeling maken, de afgesproken agenda aanhouden en een duidelijk verslag maken. Van een hogere zijn presentatievaardigheden, trainingsvaardigheden, en – de meest belangrijke – people skills . Een facilitator analyseert het functioneren van de groep als geheel, en kijkt naar de rol van de individuen op de groepsdynamiek. Daarnaast moet een facilitator een goede luisteraar zijn, kunnen samenvatten, gesprekken leiden, en zorgen voor een balans in deelname.
Een succesvolle facilitator belichaamt respect voor anderen en is zich bewust van de gelaagdheid van de realiteit in een groep mensen. Wanneer een groep vastloopt, grijpt de facilitator in op een manier die bijdraagt aan de creativiteit van de groep. En wanneer er geen overeenstemming kan worden bereikt, helpt de facilitator de groep de verschillen te begrijpen die de groep verdelen. Ook moet de facilitator de groep gefocust houden in dit soort lastige situaties, en (soms) een potentieel ontvlambare situatie op afstand houden.
Om al deze skills goed in smiezen te hebben moet je veel oefenuren maken als facilitator. Tijdens onze opleiding tot facilitator oefen je in een veilige omgeving met je eigen casus. Je krijgt feedback van deelnemers en de trainer.
De 8 rollen van een facilitator.
Welke rollen neemt een facilitator aan?
Een facilitator neemt bewust verschillende rollen aan. Ze zijn erin getraind om zich als een kameleon aan te passen aan de fase van het proces en de groepsdynamiek.
Motivator
De facilitator steekt een vuur aan in de groep, creëert momentum en houdt het tempo erin. Om het tempo erin te houden gebruiken wij altijd de Time Timer. Dit is een visuele timer waarop alle deelnemers kunnen zien hoeveel tijd ze nog hebben.
Gids
De facilitator kent de stappen van het proces dat de groep van begin tot eind zal doorlopen en begeleidt de deelnemers zorgvuldig bij elke stap. Als gids ben je in staat om de deelnemers te vertellen waarom je welke stappen zet. Je vertelt bijvoorbeeld tijdens een innovatieworkshop waarom je eerst klantbehoeften gaat formuleren voordat je ideeën bedenkt.
Vraagsteller
De facilitator luistert aandachtig naar de discussie en formuleert snel vragen die de groep uitdagen wanneer dat gepast is. Onze tool met 36 goede vragen voor facilitators ben je nooit meer verlegen op een vraag te stellen.
Bruggenbouwer
De facilitator creëert een veilige en open omgeving om ideeën te delen. Waar andere mensen verschillen zien, wijst de facilitator de overeenkomsten aan die een basis leggen voor consensus.
Helderziende
Tijdens de sessie is de facilitator alert op tekenen van spanning, vermoeidheid, ergernis en machteloosheid, en reageert adequaat om disfunctioneel gedrag te voorkomen.
Vredestichter
Hoewel het over het algemeen beter is om directe confrontaties te vermijden, moet de facilitator – mocht het toch gebeuren – snel in kunnen grijpen om de orde te herstellen en de groep naar een constructieve oplossing te leiden.
Coach
De facilitator is verantwoordelijk voor het op koers houden van de sessie. Dit houdt in dat de facilitator irrelevante discussies tactvol afbreekt, omzwervingen voorkomt en gedurende de sessie een consistent detailniveau handhaaft.
Slijmbal
Bij elke gelegenheid prijst een facilitator de deelnemers voor hun goede inzet, vooruitgang en resultaten. Let hierbij wel op dat je de deelnemers prijst op het proces en niet op de inhoud. Je blijft tenslotte de procesdeskudige.
Ga je aan de slag met faciliteren? In deze video geeft Sanne je 5 tips voor het faciliteren van een Design Thinking workshop.
Wanneer schakel je een externe facilitator in?
Het moge duidelijk zijn: faciliteren is een complexe evenwichtsoefening die veel vaardigheden vereist. De impact van een professionele facilitator op de resultaten van een bijeenkomst is in onze ervaring dan ook enorm. Maar hoe bepaal je of je meeting zelf faciliteert, of een professionele facilitator nodig hebt? Beantwoord de volgende vragen:
- Heeft de uitkomst van de meeting persoonlijke consequenties voor je? Beïnvloedt het bijvoorbeeld je planning, je budget of je positie?
- Is jouw deelname aan de sessie gewenst? Heb je kennis, ervaring, of autoriteit die mogelijk bijdraagt aan een succesvol resultaat van de meeting?
- Staan de deelnemers met elkaar op gespannen voet? Of is er sprake van een dynamiek waarin lastig oplossingen gevonden, of beslissingen genomen worden?
- Heb je behoefte aan externe inspiratie en frisse energie?
Als je antwoord op één of meer van deze vragen “ja” is, dan is het verstandig om een professionele facilitator in te schakelen. Lees dan eerst het artikel waarin we op een rij zetten waar je op let bij het selecteren van een professionele facilitator.
Wil je meer informatie over het inhuren van een professionele facilitator? Plan een adviesgesprek met Sanne in via sanne@fridayoutofthebox.nl. Zij denkt graag met je mee. Wil je zelf leren faciliteren als een pro? Bekijk de incompany opleiding tot facilitator.
Tot Friday!
Minke Havelaar is facilitator van hackathons en design sprints bij Friday out of the Box. Verder werkt ze als business designer voor de culturele sector en geeft ze les op het HBO over conceptontwikkeling, marketing en branding. Design is Minke’s tweede liefde. Vrije uren brengt ze door in haar keramiekstudio waar ze producten maakt en verkoopt onder het merk Feelings & Gallop.