20 tips voor een succesvolle innovatieworkshop

Innovatieworkshop. Sommige mensen beginnen al te zuchten bij het woord. Ikke niet. Workshops faciliteren is mijn vak. In de afgelopen 5 jaar mocht ik meer dan 100 innovatieworkshops faciliteren bij meer dan 50 bedrijven. Na dit artikel weet je welke 20 tips je kunnen helpen bij een goede voorbereiding van je workshop.

Innovatieworkshop: wat is het?

Een innovatieworkshop is een creatieve sessie waarin je met een team innovatieve ideeën bedenkt voor een urgent probleem. Een effectieve innovatieworkshop ontstaat niet vanzelf. Het vraagt een slimme agenda, een gedetailleerd draaiboek en creatieve tools die deelnemers meteen snappen. 

Daarbij vraagt een effectieve innovatieworkshop om een facilitator die de innovatieworkshop ontwerpt en begeleidt. Een goede facilitator maakt het verschil tussen een sessie met voordehandliggende ideeën en echt out of the box ideeën.

Innovatie workshop: dé drie redenen

Voordat ik begin met de tips hier de 3 belangrijkste redenen waarom ik zo’n fan ben (en jij zou moeten zijn) van een innovatieworkshop: 

1. Je verbetert de samenwerking door met een groep één gedefinieerd probleem aan te pakken.
2. Deelnemers leren met nieuwe innovatiemethoden werken zoals design thinking. Dit zorgt voor een boost aan creativiteit en energie.
3. Als team kun je creatievere oplossingen bedenken dan in je eentje.

#1. Ontwerp een slimme powerpoint

Ontwerp een powerpoint met veel beeld en video. En spreek wisselend ingetogen en uitbundig. Volgens Remco Claassen (Verbaal Meesterschap)  kun je mensen onderverdelen in video, audio of kino. Een video denkt in beelden en plaatjes. Een audio houdt van hoorbare communicatie. En een kino wordt warm van intieme en zachte communicatie. Een goede powerpoint boeit deelnemers. En dat betekent dat ze mee gaan doen.

 

#2. Gebruik veel visualisaties

#3. Koop goede stiften

Goede stiften zijn onmisbaar voor je innovatieworkshop. Je deelnemers verliezen energie als ze 2 keer een streep trekken en de punt breekt af. Koop dus goede stiften. De watervaste stiften van Sharpie zijn bekend, maar ook Neuland heeft goede stiften. Zelf ben ik fan van de Pilot V-pen 0,6 mm. Deze geuren namelijk minder dan de sharpies.

#4. Creëer uitnodigende posters

Maak uitnodigende posters voor je innovatieworkshop. Je wil deelnemers verrassen met je voorbereiding. Een paar kreten op een flipover: mwah mwah. Ontwerp liever posters in Canva of Adobe met het logo van het bedrijf. Ga voor A0 of A1 formaat, zodat de deelnemers lekker veel ruimte hebben om hun ideeën kwijt te kunnen. Kun je goed tekenen? Pak dan een flipover en teken het.

#5. Draag frisse kleding

Ik hoor je lachen, maar een verzorgde uitstraling is fijn voor deelnemers. Trek schone kleding aan. Ken je je publiek niet, ga dan voor een spijkerbroek met een overhemd. Ik draag zelf het liefst een t-shirt. Maar als je een innovatieworkshop faciliteert met 6 directeuren: trek dan een overhemd aan.

#6. Maak een gedetailleerd draaiboek

Bij het voorbereiden van een innovatieworkshop is het cruciaal om een uitgebreid draaiboek te ontwerpen. Door een gedetailleerd draaiboek te maken kun je in kortere tijd namelijk meer ideeën genereren. Dit komt doordat een gedetailleerd draaiboek bestaat uit veel kleine opdrachten in plaats van één grote oefening van bijvoorbeeld 45 minuten. 

Maar er is nog een voordeel van een gedetailleerd draaiboek: je komt professioneel over omdat je over (nou bijna dan) elke minuut hebt nagedacht. Gaat een opdracht even niet lekker? Dan heb je nog voldoende ruimte om te improviseren en zo alle creativiteit uit de groep te persen. 

Tot slot verlies je het doel van jouw innovatieworkshop nooit uit ogen met een uitgebreid draaiboek. Tijdens onze training Innovatieworkshops Faciliteren – Fundamentals leer je hoe je een goed draaiboek opstelt.

#7. Maak naamkaartjes

Maak altijd een naamkaartje voor de deelnemers van jeinnovatieworkshop. Workshops draaien om interactie. Dus wil jij je deelnemers aanspreken bij hun voornaam. Jij vindt het toch ook fijner om je naam te horen in plaats van ‘hey, jij’. Geprinte naamkaartjes zien er verzorgd en leesbaar uit. Voel je je rebels? Schrijf de namen dan op een stuk schilderstape. Het blijft plakken zonder dat de inkt doordrukt.

#8. Kies powerfoods

Ook is het belangrijk om te zorgen voor voldoende gezond eten en drinken tijdens de innovatieworkshop. Creatief denken vraagt veel energie van de deelnemers. Bij powerfoods kun je denken aan fruit, noten en groenten. Suikerhoudend voedsel zoals chocola en M&M’s triggeren je bloedsuikers keihard. Fijn de eerste paar minuten, maar de rest van de dag zitten je deelnemers in een energiedip. Zelf hebben wij bij elke innovatieworkshop twee schalen met fruit staan en één schaal met noten- en granenrepen.

#9. Stel doelen

Stel heldere doelen voor jouw innovatieworkshop. Wil je drie geloofwaardige nieuwe business modellen ontwerpen? Of wil je meer te weten te komen over het probleem? Het eerste doel focust zich meer op ideegeneratie. De andere meer op probleemanalyse. Dus heb je voor beide een andere aanpak (agenda en werkvormen) nodig. Door je doelen voor de innovatieworkshop op te schrijven ontwerp je een beter een programma. Dus: deelnemers happy. Daarnaast is het belangrijk om een uitdagende en prikkelende startvraag te ontwerpen. Wil je weten hoe je dat doet? Bekijk dan onze video.

#10. Deel de uitdaging vooraf

Naast het stellen van doelen is goed om voorafgaand aan de innovatieworkshop de uitdaging alvast te delen met jouw deelnemers. Je zet zo bij deelnemers het denken alvast ‘aan’. Op deze manier kan hun onderbewuste alvast spelen met het vraagstuk. Het creatieve proces komt dan alvast op gang. En dat is fijn, want bij de start van de innovatieworkshop borrelen de ideeën dan een stuk gemakkelijker op, waardoor de creatieve output van de sessie veel hoger is.  Wil je de deelnemers extra prikkelen vooraf? Vraag deelnemers dan om een Lightning Demo voor te bereiden. Je vraagt deelnemers dan om aansprekende oplossingen uit andere industrieën mee te nemen en te presenteren. Dit zorgt voor een hoop enthousiasme en inspiratie voorafgaand en tijdens de innovatieworkshop.

#11. Neem genoeg pauzes

Niet onbelangrijk: las om het uur een korte pauze in tijdens je innovatieworkshop. Dit hoeft geen pauze te zijn van een half uur. Dit kunnen ook 5 snelle minuten zijn om de benen te strekken en wat te drinken te halen. Op deze manier houd je de energie bij je deelnemers hoog tijdens je innovatieworkshop.  Faciliteer je een innovatieworkshop van een hele dag? Zorg dan dat je ruim de tijd neemt voor een goede lunchpauze. Op deze manier haal je de deelnemers echt even uit de workshop, zodat ze met een goed gevulde maag en nieuwe energie weer terugkomen.

#12 Laat je groep landen

Niets is zo vervelend als een a-relaxte groep tijdens een innovatieworkshop of als deelnemers niet tot hun recht komen. En ook is het voor jou als facilitator is niet fijn om een afgeleide groep te begeleiden. Geef mensen daarom de tijd om te landen. Laat ze wennen aan de fysieke omgeving en aan elkaar. Een ontspannen begin is het halve werk. Hoe laat je deelnemers dan landen? Bijvoorbeeld met een ijsbreker! Een ijsbreker creëert direct een gelijkwaardige en relaxte omgeving. Het is een laagdrempelige manier om ervoor te zorgen dat de deelnemers zich eigenaar voelen van de resultaten van de creatieve sessie, maar ook van het proces. Onze favoriete ijsbrekers, zoals “10 dingen gemeen” en “teken tosti” staan in onze gids met 101 creatieve brainstormtechnieken.

#13 Sla nooit het kenningsmakingsrondje over

Het kennismakingsrondje is cruciaal voor een succesvolle innovatieworkshop. Deelnemers die kennis met elkaar hebben gemaakt voelen zich verbonden, of te wel: werken beter samen. Varieer met kennismakingsvragen. Deelnemers hun CV’s laten opratelen is saai. Vraag ze om elkaar te tekenen. Of zichzelf voor te stellen aan de hand van hun sleutelbos of een recente foto op hun telefoon. Werkt altijd.

#14. Wees een eindbaas

Als facilitator ben jij de eindbaas. Faciliteren is namelijk een vak. Deel je ervaring tijdens de workshop actief. Je deelnemers vinden dit inspirerend voor hun eigen case. Workshop tip: Ga niet als een aapje op een rots op je eigen borst bonken. Spreek alleen als het relevant is voor het op te lossen probleem of het verbeteren van de samenwerking.  

#15. Gebruik minimaal 3 brainstormtechnieken

Ga je tijdens je innovatieworkshop ideeën genereren voor een probleem? Gebruik dan minimaal 3 brainstormtechnieken om tot deze ideeën te komen. Door het stapelen van meerdere ideegeneratie technieken kom je op een hoger level van creativiteit. Je gaat dan voorbij de vanzelfsprekende ideeën waardoor je waarschijnlijk meer out-of-the-box oplossingen krijgt tijdens de innovatieworkshop. 

Start bijvoorbeeld eerst met een braindump waar je alle ideeën op een post-it schrijft die al in het brein van de deelnemers zitten. Ga daarna aan de slag met Alter Ego’s waarbij je door de bril van iemand anders naar een probleem of situatie kijkt. Als laatst kan je Brainwriting gebruiken als creatieve techniek. Je bedenkt dan in stilte ideeën door elkaars ideeën als inspiratie te gebruiken.

Wil je meer inspiratie voor meer creatieve technieken? Download dan onze gids met 101 creatieve technieken voor ideegeneratie.

#16. Breng positieve energie

Positieve energie kan een workshop maken of breken. Steek je deelnemers daarom aan met positieve energie. Zo komen zij in beweging. Vertel bijvoorbeeld een verhaal over je passie. Als voetbaltrainer praat ik zelf graag over voetbal. Maar boetseren, postzegels verzamelen of vliegtuigen spotten werkt net zo goed. Is het authentiek, dan gaan deelnemers letterlijk aan.

#17. Nodig de sponsor uit

Het is ook slim om de sponsor uit te nodigen bij de innovatieworkshop. De sponsor is meestal iemand uit de directie die direct baat heeft bij het oplossen van het probleem. Deelnemers voelen zich serieus genomen als de sponsor aanwezig is. Dit verbetert de motivatie om écht bij te dragen.

#18. Nodig een rebel uit

Als je een rebel –  niet een agressieve tijger die jouw workshop komt verstoren, maar een dwarsdenker –  uitnodigt dan zul je zien dat hij of zij anders kijkt naar het probleem en de mogelijke oplossingen. Door verschillende perspectieven bij elkaar te brengen en dus out-of-the-box te kijken kom je tot meer creatieve en innovatieve oplossingen. 

Faciliteer je een workshop voor een marketingteam dat een campagne wil ontwerpen? Nodig dan bijvoorbeeld iemand uit van sales. Ga je creatieve ideeën creëren met een ict-team? Nodig dan iemand uit van de operatie.

#19. Koppel resultaten terug

Je kent het wel, na een leuke workshop zegt iedereen tegen elkaar: “Wat een inspirerende dag. Dat moeten we vaker doen!” Je komt de volgende ochtend op je werk. Volle mailbox! Zorg dat deelnemers niet direct verdergaan waar ze vóór jouw workshop waren gebleven. Dus koppel alle inzichten scherp terug. Stuur ze de belangrijkste resultaten en conclusies. Dit kan met een video, een fotoreportage of een Powerpoint.

#20. Plan een follow-up

Tot slot: plan altijd een follow-up om te borgen dat de beste oplossingen ook echt uitgevoerd worden. Tijdens een follow-up gesprek bespreek je:

• Wat het doel was van de innovatieworkshop;
• De resultaten van de tussenliggende stappen;
• De eindoplossingen (nieuw business model, product, proces of strategie);
• En wat de volgende stappen zijn om het idee uit te voeren = meest belangrijk

Voorbeeld uit eigen praktijk
Zo zat ik laatst bij een follow up gesprek na een hackathon. De directeur zei: “ik vind de ideeën nog niet concreet genoeg, wat doe ik hier eigenlijk?.” Dit was exact de reden waarom we een follow up hebben. Ideeën zijn nooit perfect uitgewerkt na een hackathon. Met de follow up help je het innovatieteam net over de ‘niet doorpakken’ drempel.

Succesvolle innovatieworkshop faciliteren: vier tips

Ik heb je met dit artikel 20 handvatten willen geven waarmee jij je innovatieworkshop nog succesvoller kunt maken.
Moet je binnenkort zelf een groep begeleiden let dan op het volgende:

1. Gebruik dit artikel als checklist. Maar zie het niet als de ultieme waarheid. Wat bij mij werkt, werkt bij jou misschien niet.
2. Wees klaar om te falen. Als je nog niet vaker innovatieworkshops hebt gefaciliteerd dan zullen er ongetwijfeld dingen mis gaan. Kop op. Volgende keer beter.
3. Gebruik 2x zoveel tijd voor de voorbereiding als voor de tijd van de workshop.
4. Als de uitdaging strategisch is, dus superbelangrijk, huur dan een specialist in. Ik laat mijn kies niet vullen door mijn buurman. Jij toch ook niet?

Meer leren over innovatieworkshops?

Wil je leren hoe je zelf professioneel innovatieworkshops faciliteert en zo out-of-the-box ideeën uit teams haalt? Volg dan de training Innovatieworkshops Faciliteren Fundamentals van faciliteer pro Sanne Lichtendahl.

Ik wens je veel succes op je innovatiereis. Je kunt het: innovatie de baas worden.

Tot Friday! 

Jip werkt als projectmanager en business innovator bij Friday out of the Box. Hier ondersteunt zij de consultants met de planning, creatieve conceptontwikkeling, klantonderzoek en het visualiseren van innovatieve oplossingen in (digitale) prototypes. Jip heeft een passie voor ontwerp.