Design sprints faciliteren is topsport

Een design sprint is een serie workshops waarin je een innovatief business idee bedenkt, concreet maakt en test bij je klanten. Denk aan een nieuw idee voor een product, dienst of app. Ik vergelijk het faciliteren van een design sprint vaak met topsport: de opdrachtgever wil een concurrerend idee, het team wil graag slagen, en de klanten bepalen of het idee ook echt slaagt. En jouw procesbegeleiding moet ze de overwinning bezorgen.

Wil je professionele design sprints faciliteren? In deze blog ontdek je hoe je in 5 stappen een sprong vooruit maakt als design sprint facilitator.

—

Hoe ziet een design sprint eruit?
Tijdens een design sprint werk je onder begeleiding van een getrainde facilitator met een team van 5 tot 7 personen vier dagen aan een casus. Ons programma ziet er als volgt uit:

• Dag 1: Interview experts en definieer het probleem.
• Dag 2: Brainstorm zoveel mogelijk oplossingen en kies de top 3.
• Dag 3: Verfijn je beste ideeën tot visuele concepten en 3 prototypes.
• Dag 4: Test de 3 prototypes bij klanten en leer welk prototype de klanttest wint.

Ronald Koeman
Je bent als design sprint facilitator als het ware de Ronald Koeman van jouw creatieve team. Je hebt als eerste een goed team nodig. Je traint het team met visie en zorgt ervoor dat iedereen fysiek en mentaal fit blijft om de beste ideeën te genereren. Samen besluit je welke het team uitwerkt tot concepten zodat het publiek (de klant) hun acties omarmt met luid applaus.

Hoe herken je een topfacilitator?
Een topfacilitator van design sprints heeft veel getraind en is gewend innovatieteams te laten presteren op een hoog creatief niveau. Je herkent ze aan:

• het detail van de voorbereiding vertaald in een gedetailleerd draaiboek;
• de kennis over creativiteit op individueel en teamniveau;
• het soort vragen en de timing van de vragen;
• de flexibiliteit waarmee ze nieuwe tools introduceren om extra creativiteit los te maken.

Een topfacilitator van design sprints is een echt vakmens.

Design sprints leren faciliteren
Het is heel spannend om ongetraind een design sprint te faciliteren. Je kent bijvoorbeeld de teamleden niet altijd persoonlijk, je weet niet in welke fase van het proces het team vast zal lopen – want dit gebeurt gewoon – en je weet van tevoren niet wat de uitkomst van het creatieve proces zal zijn.

Dus moet je kunnen vertrouwen op jouw ervaring, jouw draaiboek en een rugzak vol tools met interventies om het team naar een kwalitatief resultaat te brengen: een innovatief idee dat het probleem echt oplost. Wil je dit ook kunnen? Leer in 5 stappen vol zelfvertrouwen je eigen design sprint faciliteren.

Stap 1: Speel zelf eerst een wedstrijdje mee
Zoals de meeste toptrainers in het betaald voetbal, was ook Ronald Koeman eerst zelf actief als profvoetballer. Je wordt een betere facilitator als je de oefeningen die je begeleidt eerst zelf ervaart. Probeer daarom eerst een design sprint als deelnemer bij te wonen. Dit helpt je om in jouw rol als facilitator de methode te doorgronden, het creatieve proces te begrijpen en je goed in te leven in de deelnemers.

Stap 2: Train als een prof
Als je de bedenker van de design sprint methode mag geloven kun je na het lezen van zijn boek Sprint meteen aan de slag als facilitator. Ik moet zeggen dat de oefeningen helder uitgelegd worden in het boek, maar de praktijk is weerbarstiger. Geen enkele design sprint die ik sinds 2018 heb gefaciliteerd verliep volgens het boekje. Een paar voorbeelden:

• Het proces loopt niet zoals verwacht;
• Er ontstaat weerstand in de groep;
• De ideeën worden maar niet echt creatief;
• Er zit een dominante deelnemer zit in de groep die zorgt voor onveiligheid;
• De groep durft geen keuze te maken.

Allemaal praktijksituaties waar het boek angstvallig stil blijft, maar jij als facilitator wel een antwoord op moet hebben.

Je moet elke design sprint kunnen improviseren, en dat kun je alleen als je zowel theoretische en praktische ervaring hebt. Dat leer je van ervaren facilitators en uit praktijksituaties. Een goede training helpt je daarbij. Vergeet niet: Ronald ging ook niet zonder KNVB-diploma voor zijn team staan.

Stap 3: Faciliteer eerst kortere workshops
Zelfs Frenkie de Jong moet van de bondscoach nog dribbeloefeningen doen. Waarom? Als de kleine bewegingen goed kunt, dan ben je klaar voor de echte wedstrijd. Start daarom met het faciliteren van kleine workshops. Teamvergadering? Vraag of jij de lead mag nemen. Uitdagingen op het werk? Vraag of jij een brainstorm mag organiseren met collega’s.

Van deze kortere workshops leer je snel en kun je langzaam zwelfvertrouwen opbpuwen om complexere workshops te ontwerpen en faciliteren. Ga van workshops van 1 uur, naar 2,5 uur naar een dagdeel en uiteindelijk 1 dag.

Ik word weleens gevraagd hoeveel tijd het kost om echt een ervaren facilitator te worden. Dat is lastig te zeggen omdat iedereen op zijn eigen tempo leert en sommige mensen meer aanleg hebben om groepen te begeleiden dan anderen. Maar als stelregel zou ik zeggen dat je ongeveer 10 design sprints moet hebben gefaciliteerd om jezelf een ervaren facilitator van design sprints te noemen.

Stap 4: Experimenteer met nieuwe technieken
Koeman stemt zijn opstelling en wedstrijdplan af op elke tegenstander. Dat wil jij ook: de technieken uitkiezen omdat de groep dat nodig heeft om tot die nieuwe app, marketingstrategie of logistieke innovatie te komen in 4 dagen. Dus leer je regelmatig nieuwe technieken om je faciliteerrugzak mee te vullen.

Door te experimenteren met nieuwe technieken vergroot je je flexibiliteit en daar profiteert jouw team van.

Stap 5: Reflecteren. Elke. Keer. Weer.
Door te oefenen leer je wat wel en niet werkt voor jou als facilitator en het team. Maar je leert alleen goed door actief te reflecteren op jouw workshops. Actieve reflectie maakt dat je bewust opschrijft wat er goed ging en wat er minder goed ging. Schrijf op basis van jouw zelf-evaluatie op welke drie dingen je tijdens je volgende workshop beter gaat doen. Zo word je sneller een betere facilitator.

Ga ervoor!
Je weet nu dat een design sprint faciliteren innovatie-topsport is. Ga ervoor! Door eerst een design sprint te ervaren, een professionele training te volgen, te starten met het faciliteren van korte workshops, het experimenteren met nieuwe technieken en na elke workshop actief te reflecteren help jij teams binnen no-time naar innovatieve oplossingen.

Tot Friday!